Release Party Organisatie Voorstel

Hier is een overzicht van alle aangemaakte paginas in dit voorstel.

Waarom ?

Met enige regelmaat worden er releaseparties georganiseerd. Dit is veel werk, waarbij een goede organisatie van groot belang is. Omdat het niet zeker is dat dezelfde mensen hiervoor altijd de verantwoordelijkheid willen nemen is het misschien verstandig om ervoor te zorgen dat de ervaring die opgedaan wordt bij het organiseren van zo'n party niet verloren gaat maar wordt bewaard. Zo kan de organisatie minder afhankelijk worden van de ervaring en inzet van individuen die de kar trekken.

Om dit soort informatie te kunnen overdragen is er eerst een organisatiestructuur nodig waarin de rollen onafhankelijk van de mensen die ze invullen vastliggen. Zo kunnen informatie, verantwoordelijkheden en taken die bij bepaalde rollen horen eenvoudig worden overgedragen wanneer iemand een rol van een ander overneemt.

Dit voorstel gaat in eerste instantie dan ook vooral over het vastleggen van een organisatiestructuur. Het is de bedoeling dat de organisatie van een releaseparty hiermee minder afhankelijk wordt van het organisatietalent, de ervaring en de inzet van een individu die de kar trekt. Daarnaast wordt het voor vrijwilligers aantrekkelijker om deel te nemen aan de organisatie van zo'n groot project wanneer de verantwoordelijkheden en taken min of meer vastliggen en beperkt zijn. Hierdoor is het mogelijk goed in te schatten wat je te wachten staat aan taken en verantwoordelijkheden voordat je besluit deel te nemen. Ook is bij dit voorstel over organisatiestructuur nagedacht over de weerbaarheid en continuiteit van de organisatie bij uitval van individuen. Zo zullen de verschillende kerngroepen altijd uit minstens drie verschillende personen bestaan zodat uitval niet belemmerend hoeft te zijn voor de uitvoering van essentiële taken.

Al met al is het wellicht handig zo'n organisatiestructuur min of meer vast te leggen alvorens in te vullen wat de inhoud van taken en verantwoordelijkheden in de verschillende fasen van organisatie precies zijn zodat deze gekoppeld kunnen worden aan verschillende rollen en groepen nodig voor zo'n project.

Organisatie Structuur

Hier is het bovenstaande plaatje als tabel in .odt format te downloaden voor wijzigingen.

Hier is het totale voorstel in .odt formaat te downloaden.

Groepen

1. Kerngroep Aansturing
2. Kerngroep Inhoud
3. Kerngroep Locatie
4. Kerngroep Vrijwilligers
5. Kerngroep Communicatie
6. Reservegroep
7. Projectgroepjes

Rollen:

1. voorzitter

2. penningmeester

3. hoofd inhoud

4. hoofd locatie

5. hoofd vrijwilligers

6. hoofd communicatie

7. coördinator activiteiten

8. coördinator presentaties

9. aanspreekpunt locatie

10. ontwerper locatie

11. coördinator promotiemateriaal

12. vormgever

13. reserve voorzitter

14. eerste reserve

15. tweede reserve

Er zijn vijftien rollen te verdelen. Dit betekend niet per definitie dat er vijftien vrijwilligers nodig zijn om de releaseparty te organiseren. Wanneer niet alle rollen ingevuld kunnen worden kunnen eventueel mensen meer dan één rol op zich nemen. Mits deze dubbele rollen niet binnen één kerngroep liggen. Dit om de democratische meerderheidsbesluitvorming binnen kerngroepen niet in gevaar te brengen en te zorgen dat de organisatie voor de uitvoering van essentiële taken weerbaar is tegen uitval van individuen.

Verantwoordelijkheden en Invulling

Kerngroepen

Kerngroep Aansturing

De Kerngroep Aansturing zorgt ervoor dat de organisatie van de releaseparty in goede banen wordt geleid. Van alle overige kerngroepen heeft er één iemand zitting in de Kerngroep Aansturing. Zo is de communicatie tussen de verschillende kerngroepen gewaarborgd. Mochten er binnen andere kerngroepen problemen optreden die niet intern kunnen worden opgelost zal de Kerngroep Aansturing hierbij bemiddelen of interveniëren. Binnen de Kerngroep Aansturing is de voorzitter de eindverantwoordelijke die de laatste knopen zal doorhakken als er men er op geen enkele manier uitkomt.

Kerngroep Inhoud

Deze kerngroep houdt zich bezig met wat er voor de bezoekers van de releaseparty te beleven is. Ze draagt zorg voor activiteiten (releaseparty installatie team, hapjes, workshops enz.) en presentaties, zowel inhoudelijk als organisatorisch.

Kerngroep Locatie

Deze kerngroep zorgt voor een aansprekend ingerichte en veilige locatie waar de verschillende activiteiten kunnen plaatsvinden. Tijdens de releaseparty zorgt deze kerngroep dat praktische problemen worden opgelost.

Kerngroep Vrijwilligers

Geen releaseparty zonder vrijwilligers. Er zijn veel mensen die willen meewerken aan een leuk project waarbij plezier en nut samen gaan. Vele handen maken licht werk. Maar als dit niet goed georganiseerd wordt moeten weinig handen veel werk verzetten. De kerngroep vrijwilligers zorgt dat vrijwilligers een leuke dag hebben, de releaseparty kunnen bezoeken en zich daarnaast nuttig kunnen maken bij activiteiten als het Ubuntu installatieteam, garderobe, inrichting, hapjes e.d.

Kerngroep Communicatie

Deze groep zorgt ervoor dat de Releaseparty op een leuke manier in het daglicht komt bij zoveel mogelijk mensen. Daarnaast is deze groep verantwoordelijk voor de werving van sponsoren, waarbij niet alleen gedacht moet worden aan bedrijven, maar ,zoals Obama heeft laten zien, ook kleine particuliere sponsoren kunnen hun steentjes bijdragen.

Reservegroep

De reservegroep is een bijzondere en belangrijke groep. Zolang er niemand uitvalt hoeven de leden niets te doen maar worden ze overal van op de hoogte gehouden, en mogen overal meekijken. Ben je er nog niet helemaal aan toe om mee te organiseren, maar lijkt dat je wel leuk, dan is dit de ideale plek om te leren. Deze groep is van groot belang voor de Releaseparty. Ze staat garant voor de continuiteit van de organisatie en geeft de overige teamleden rust en zekerheid.

Projectgroepjes

Projectgroepjes kunnen worden ingesteld om de organisatie van bepaalde onderdelen van de RP door een enthousiast groepje vrijwilligers te laten doen. Je kan hierbij bijvoorbeeld denken aan een gamingroom waar via het netwerk spellen kunnen worden gespeeld e.d. Enthousiaste gamers op het forum zouden het leuk kunnen vinden om hier invulling aan te geven. Deze kunnen dan een projectgroepje vormen onder de Kerngroep Inhoud. Zo kan de community makkelijk betrokken worden bij de invulling van de RP, en kan het RP team bepaalde zaken uitbesteden.

Rollen

Kerngroep Aansturing

De Kerngroep Aansturing zorgt ervoor dat de organisatie van de releaseparty in goede banen wordt geleid. Van alle overige kerngroepen heeft er één iemand zitting in de Kerngroep Aansturing. Zo is de communicatie tussen de verschillende kerngroepen gewaarborgd. Mochten er binnen andere kerngroepen problemen optreden die niet intern kunnen worden opgelost zal de Kerngroep Aansturing hierbij bemiddelen of interveniëren. Binnen de Kerngroep Aansturing is de voorzitter de eindverantwoordelijke die de laatste knopen zal doorhakken als er men er op geen enkele manier uitkomt.

voorzitter

• voorzitten kerngroepvergaderingen Kerngroep Aansturing en plenaire vergaderingen
• eindverantwoordelijkheid releasparty project
• aansturen Kerngroep Aansturing

penningmeester

• verantwoordelijkheid voor financiën releaseparty

hoofd inhoud

• eindverantwoordelijkheid inhoud programma
• vertegenwoordiger Kerngroep Inhoud binnen Kerngroep Aansturing
• aansturen Kerngroep Inhoud
• onderhouden contacten met sprekers presentaties

hoofd locatie

• eindverantwoordelijkheid beheer locatie
• vertegenwoordiger Kerngroep Locatie binnen Kerngroep Aansturing
• aansturen Kerngroep Locatie
• onderhouden contacten met beheerder locatie

hoofd vrijwilligers

• eindverantwoordelijke vrijwilligers
• vertegenwoordiger Kerngroep Vrijwilligers binnen Kerngroep Aansturing
• aansturing Kerngroep Vrijwilligers
• maakt overzicht van behoefte aan vrijwilligers (kerngroep, tijd, locatie, taak)
• zorgt voor verdeling vrijwilligers over de verschillende kerngroepen
• zorgt ervoor dat vrijwilligers niet te veel belast worden

hoofd communicatie

• eindverantwoordelijke communicatie en presentatie
• vertegenwoordiger Kerngroep Communicatie binnen Kerngroep Aansturing
• aansturing Kerngroep Communicatie
• verantwoordelijk voor communicatie met sponsoren

Kerngroep Inhoud

Deze kerngroep houdt zich bezig met wat er voor de bezoekers van de releaseparty te beleven is. Ze draagt zorg voor activiteiten (releaseparty installatie team, hapjes, workshops enz.) en presentaties, zowel inhoudelijk als organisatorisch.

hoofd inhoud

• eindverantwoordelijkheid programma releaseparty
• vertegenwoordiger Kerngroep Inhoud binnen Kerngroep Aansturing
• aansturen Kerngroep Inhoud
• zoeken en onderhouden contacten met sprekers

coördinator activiteiten

• neemt deel aan Kerngroep Vrijwilligers én Kerngroep Inhoud
• verantwoordelijk de activiteiten die plaatsvinden op de releaseparty
• medeverantwoordelijk voor de inhoud van de releaseparty
• neemt contact op met vrijwilligers
• draagt zorg voor de administratie van gegevens vrijwilligers (telefoonnrs. etc)
• stuurt vrijwilligers aan voor de ondersteuning van activiteiten

coördinator presentaties

• verantwoordelijk voor de samenhang van de presentaties (rode draad, geen dubbele verhalen enz.)
• draagt zorg voor een soepel verloop van de presentaties
• medeverantwoordelijk voor de inhoud van de releaseparty

Kerngroep Locatie

Deze kerngroep zorgt voor een aansprekend ingerichte en veilige locatie waar de verschillende activiteiten kunnen plaatsvinden. Tijdens de releaseparty zorgt deze kerngroep dat praktische problemen worden opgelost.

hoofd locatie

• eindverantwoordelijkheid beheer locatie
• vertegenwoordiger Kerngroep Locatie binnen Kerngroep Aansturing
• aansturen Kerngroep Locatie
• onderhouden contacten met beheerder locatie

ontwerper locatie

• draagt zorg voor de organisatie van verschillende activiteiten in de ruimte
• zorgt voor een aansprekende inrichting
• dit alles in nauwe samenspraak met de coördinator activiteiten en de coördinator presentaties

aanspreekpunt locatie

• neemt deel aan Kerngroep Vrijwilligers én Kerngroep Locatie
• draagt zorg voor de veiligheid van de locatie
• lost tijdens de releaseparty praktische problemen op (stroomvoorziening enz.)
• stuurt op de releaseparty vrijwilligers aan voor locatiebeheer (garderobe enz.)
• draagt zorg voor de administratie van gegevens vrijwilligers (telefoonnrs. etc)

Kerngroep Vrijwilligers

Geen releaseparty zonder vrijwilligers. Er zijn veel mensen die willen meewerken aan een leuk project waarbij plezier en nut samen gaan. Vele handen maken licht werk. Maar als dit niet goed georganiseerd wordt moeten weinig handen veel werk verzetten. De kerngroep vrijwilligers zorgt dat vrijwilligers een leuke dag hebben, de releaseparty kunnen bezoeken en zich daarnaast nuttig kunnen maken bij activiteiten als het Ubuntu installatieteam, garderobe, inrichting, hapjes e.d.

hoofd vrijwilligers

• eindverantwoordelijke vrijwilligers
• vertegenwoordiger Kerngroep Vrijwilligers binnen Kerngroep Aansturing
• aansturing Kerngroep Vrijwilligers
• maakt overzicht van behoefte aan vrijwilligers (kerngroep, tijd, locatie, taak)
• zorgt voor verdeling vrijwilligers over de verschillende kerngroepen
• zorgt ervoor dat vrijwilligers niet te veel belast worden

aanspreekpunt locatie

• neemt deel aan Kerngroep Vrijwilligers én Kerngroep Locatie
• draagt zorg voor de veiligheid van de locatie
• lost tijdens de releaseparty praktische problemen op (stroomvoorziening enz.)
• stuurt op de releaseparty vrijwilligers aan voor locatiebeheer (garderobe enz.)
• draagt zorg voor de administratie van gegevens vrijwilligers (telefoonnrs. etc)

coördinator activiteiten

• neemt deel aan Kerngroep Vrijwilligers én Kerngroep Inhoud
• verantwoordelijk de activiteiten die plaatsvinden op de releaseparty
• medeverantwoordelijk voor de inhoud van de releaseparty
• neemt contact op met vrijwilligers
• draagt zorg voor de administratie van gegevens vrijwilligers (telefoonnrs. etc)
• stuurt vrijwilligers aan voor de ondersteuning van activiteiten

Kerngroep Communicatie

Deze groep zorgt ervoor dat de Releaseparty op een leuke manier in het daglicht komt bij zoveel mogelijk mensen. Daarnaast is deze groep verantwoordelijk voor de werving van sponsoren, waarbij niet alleen gedacht moet worden aan bedrijven, maar ,zoals Obama heeft laten zien, ook kleine particuliere sponsoren kunnen hun steentjes bijdragen.

hoofd communicatie

• eindverantwoordelijke externe communicatie
• vertegenwoordiger Kerngroep Communicatie binnen Kerngroep Aansturing
• aansturing Kerngroep Communicatie
• verantwoordelijk voor (communicatie met) sponsoren

coördinator promotiemateriaal

• is verantwoordelijk voor inhoud van promotiemateriaal
• is medeverantwoordelijk voor de productie en verspreiding promotiemateriaal

vormgever

• is verantwoordelijk voor de vormgeving van promotiemateriaal en huisstijl
• is medeverantwoordelijk voor de productie en verspreiding promotiemateriaal

Reservegroep

De reservegroep is een bijzondere groep, zolang er niemand uitvalt hoeven de leden niets te doen maar worden ze overal van op de hoogte gehouden, en mogen overal meekijken. Ben je er nog niet helemaal aan toe om mee te organiseren, maar lijkt dat je wel leuk, dan is dit de ideale plek om te leren.

Reserve Voorzitter

Als de voorzitter uitvalt wordt je geacht deze taak over te nemen. Je wordt natuurlijk niet zomaar in het diepe gegooid, maar zult uitgebreid gebriefd worden door de overige leden van het Kernteam Aansturing. Tijdens het project zal de voorzitter je regelmatig persoonlijk briefen over het wel en wee van het project. Je mag overal meekijken, vergaderingen bijwonen en vragen stellen. Je zal met alle egards behandeld worden. Want hoewel je waarschijnlijk niets hoeft te doen, is het wel heel belangrijk voor de rest van het team dat jouw backup er is. Je geeft het team zekerheid.

Eerste Reserve

Wanneer er een teamlid uitvalt, dan wordt je als eerste gevraagd deze rol over te nemen. Je wordt natuurlijk niet zomaar in het diepe gegooid, maar je zult uitgebreid bijgestaan worden door de overige leden van jouw nieuwe kernteam die je zullen inwerken. Je mag tijdens het project overal meekijken en vergaderingen bijwonen. Je zult met alle egards behandeld worden. Want hoewel je waarschijnlijk niets hoeft te doen, is het wel heel belangrijk voor de rest van het team dat jouw backup er is. Je geeft het team zekerheid.

Tweede Reserve

Wanneer er een teamlid uitvalt, en de eerste algemene reserve is onverhoopt niet in staat om in te vallen, dan wordt jij gevraagd deze rol over te nemen. Je wordt natuurlijk niet zomaar in het diepe gegooid, maar je zult uitgebreid bijgestaan worden door de overige leden van jouw nieuwe kernteam die je zullen inwerken. Je mag tijdens het project overal meekijken en vergaderingen bijwonen. Je zult met alle egards behandeld worden. Want hoewel je waarschijnlijk niets hoeft te doen, is het wel heel belangrijk voor de rest van het team dat jouw backup er is. Je geeft het team zekerheid.