Coördinator Promotiemateriaal

Verantwoordelijkheden en invulling

De coördinator promotiemateriaal is verantwoordelijk voor de inhoud van het promotiemateriaal. Bij deze taak is het van belang regelmatig contact te zoeken met andere leden van het RP team die te maken hebben met wat er zoal op de party gaat gebeuren. Daarnaast ben je samen met de vormgever verantwoordelijk voor de productie en verspreiding van het promotiemateriaal.

Kwaliteiten

Persoonlijkheid

Je hebt commercieel inzicht en kan je goed inleven in wat anderen willen. Je weet hoe je anderen ergens enthousiast voor krijgt.

Vaardigheden

Je beheersing van de Nederlandse taal is uitstekend.

Tips

Promotie

Denk na over de manieren waarop je de party wilt promoten. Dit loopt uiteen van mond-tot-mond-reclame en het forum, tot advertenties in de kranten en tijdschriften. Bedenk dat alles low-budget moet, dus er moet een goede balans zijn tussen het aantal mensen dat je bereikt en de kosten. Vraag aan meerdere gelijksoortige promotiekanalen offertes en stuur die vervolgens naar allen retour, ze weten dan van elkaar wat ze vragen en dat kan je heel veel geld schelen. Laat iemand die verstand heeft van grafische vormgeving naar de ontwerpen van advertenties en flyers kijken, het is erg belangrijk dat de boodschap goed en verantwoord overkomt. Als je drukwerk bestelt, laat dan altijd de sponsor zijn/haar uiteindelijke fiat geven voor wat betreft inhoud en kwaliteit, zijn/haar naam staat er immers op. Zorg ervoor dat er verband is tussen de promotie en de sponsoring. De sponsors willen graag vermeld worden op flyers, posters etcetera, dus afstemming tussen deze twee in de organisatie en tijd is noodzakelijk.

Communiceer goed, het is van groot belang dat je een positieve sfeer rond de party creëert, het moet uiteindelijk een genoegen zijn te komen. Dus beantwoord elke e-mail, hoe onbenullig of irrelevant ook. Bedank de mailer, ga in op de vragen, opmerkingen en kritiek, maar altijd met respect en begrip, in de geest van Ubuntu dus. Als je promotiemateriaal verspreidt moet je altijd eerst toestemming vragen van de instantie waar dat plaats vindt. Zorg dat er maar één communicatielijn is naar buiten, laat niet iedereen in het wilde weg kranten mailen, flyers maken etc. Kwaliteit in communicatie en promotie is belangrijk voor goede beeldvorming.

Één verkeerde opmerking, foute actie, negatieve indruk behoeft minstens vijf tegenhangers om de schade ongedaan te maken.

Enkele promotiemogelijkheden

• Flyers, te verspreiden via beurzen, bibliotheken, stations, scholen etc. A5 formaat, tweezijdig, kleur.
• Posters en affiches. A3 formaat, kleur, eenzijdig.
• Advertenties. Niet zomaar iets, zoek een moment waarop de doelgroep die krant en die pagina leest.
• Media. Vraaggesprekken in de kranten, op de (lokale) radio en TV. Zoek medestanders bij deze media.
• Persberichten. Doe dat ruim voor en nogmaals vlak voor de party, kort en bondig, met relevante informatie.
• Fora. Plaats uitnodigingen op relevante fora op het internet.
• Ingezonden mededelingen. Veel kranten en tijdschriften bieden ruimte voor ingezonden mededelingen.
• Weblogs. Laat geestverwanten die een weblog hebben je party aankondigen en voorbespreken.

Zorg dat je doelgroep op de hoogte blijft. Laat regelmatig weten dat je bezig bent, meer frequent naarmate de party datum nadert. Wees daarin enthousiast en positief, laat mensen je steunen en helpen.

Het is een wisselwerking, zorg dat je begint bij iets of iemand die je steunt en waar je goed contact mee hebt. Daar vanuit zal een positieve promotie vanzelf gaan als je die steeds ergens voedt.

Maar tijdens en na de party is goede promotie ook belangrijk, er komt weer een volgende party. Ontvang iedereen met enthousiasme en geduld, zorg goed voor je gasten, sprekers, helpers et cetera. Bedank iedereen bij aankomst en vertrek. Geef extra aandacht aan de mensen die geholpen hebben. Schrijf snel een positief verslag achteraf en schuw hierin niet de nodige zelfkritiek. Geef ook anderen hierbij ruimte kritiek te uiten. Verspreid de foto's, film, reportages, krantenartikelen etc. tijdens de organisatie, maar ook na de party op een vrij toegankelijke medium.

Denk tijdens de organisatie reeds na over deze communicatievorm achteraf.

Sponsors zoeken

Ga op zoek naar sponsors, waar kun je mogelijke sponsors vinden:

• Richt je tot de fora en mailinglists en doe een oproep. Vaak vind je daar wel een anonieme donor.
• Richt je tot bedrijven die werken met/geld verdienen aan Linux en Open Source projecten.
• Bied bedrijven eventueel een stand aan tegen een zekere vergoeding.
• Kijk in de buurt rond naar bedrijven die je kunnen helpen en Ubuntu en Open Source een warm hart toedragen.
• Zoek op het internet en elders naar mensen en instanties die recentelijk iets geroepen hebben over Ubuntu en/of Open Source.

Sponsors geven geld, goederen en diensten veelal om zelf iets terug te krijgen, daar is niets mis mee, maar hou zelf de touwtjes in handen. Geef sponsors wel de ruimte voor vermelding op flyers, posters, advertenties etc. Zorg dat alle sponsors op je wiki vermeld worden, inclusief hun website en logo. Communiceer zorgvuldig met de sponsors, altijd snel en correct reageren op e-mail en andere communicatie.

Planning

Deze planning kan als uitgangspunt genomen worden voor de organisatie van de RP. Het is de bedoeling dat gebruikers deze verbeteren en aanpassen zodat volgende edities van de RP kunnen profiteren van de ervaringen bij voorgaande edities. Wanneer je een nieuwe taak wilt toevoegen, ga dan eerst naar deze pagina en voeg daar een nieuwe taak toe. Per week staat een sterretje als de corresponderende taak gaande is. Week nul is de week van de party, weken met een plusteken ervoor zijn na de party. De vier weken voor de party worden gereserveerd voor onvoorziene zaken, uitloop en taken die kort voor de party moeten plaatsvinden. Wanneer een bepaalde taak is afgerond, vervang dan het * door een x zodat iedereen kan zien wat er afgerond is.

Taken

Iedere taak in het RP project heeft een uniek nummer van vier cijfers. Wanneer je een nieuwe taak wilt toevoegen, ga dan eerst naar deze pagina en voeg daar een nieuwe taak toe. Vervolgens copieer je de Taak Template naar de juiste plek en vult deze in. Tot slot voeg je ook een lijn voor deze taak in de bovenstaande planning toe.

Taak Template:

Taken Coordinator Promotiemateriaal

De verschillende taken die als uitgangspunt kunnen worden genomen voor het project. Het is de bedoeling dat deze aangepast worden algelang naar de ervaring.