Hoofd Locatie

Verantwoordelijkheden en invulling

Het hoofd locatie draagt de eindverantwoordlijkheid voor het beheer van de locatie. Een goede locatie is van groot belang voor het succes van een RP. Binnen de Kerngroep Locatie ligt de nadruk voor het hoofd op het vinden van geschikte locaties. Binnen de Kerngroep Locatie zullen de verschillende opties geëvalueerd worden waarna een voorstel wordt voorgedragen aan de Kerngroep Aansturing. Wanneer deze akkoord zijn zal je als hoofd locatie zorgen dat hierover afspraken komen vast te liggen. Als hoofd locatie ben je binnen de Kerngroep Aansturing de vertegenwoordiger van de Kerngroep Locatie. Dit betekend dat je vragen, besluiten e.d. van je kerngroep doorspeelt naar de Kerngroep Aansturing, en ideeën die in de Kerngroep Aansturing worden geopperd, en beslissingen die daar worden genomen doorgeeft binnen je eigen kerngroep.

Kwaliteiten

Persoonlijkheid

Je hebt goede communicatieve en contactuele eigenschappen en bent niet bang om verantwoordelijkheid te nemen.

Vaardigheden

Mocht je ervaring hebben met het opstellen van of aangaan van contracten dan is dat een pre.

Tips

Doel bepalen

Als eerste stap is het belangrijk te bepalen wat je doelen zijn. Voor wie is de party bedoeld, wat zijn de gewenste activiteiten, hoe groot is de doelgroep et cetera. De omvang wordt bepaald door de doelstelling, daarmee wordt de grootte van de locatie bepaald en daarmee ook de tijd die nodig is om alles te organiseren. Dus in een zeer vroeg stadium moet je weten wat je wel en niet wilt. Dit dient in het Kernteam Aansturing besproken te worden.

Stel jezelf deze vragen

Moeten er installatiemogelijkheden zijn (meenemen computers en randapparatuur, netwerk, stroom)
Moet er geluncht of gedineerd worden (catering, tafels)
Moeten er demosystemen aanwezig zijn (hardware, netwerk aansluitingen, stroom)

Bovenstaande vragen geven aan wat voor locatie je nodig hebt, of er meerdere ruimtes moeten zijn, of er internet moet zijn, stroom, tafels en stoelen en gelegenheid voor eten en drinken. Aantal toiletten, kapstokken etc. zijn eveneens afhankelijk van het aantal bezoekers.

Locatie bepalen

De locatie bepaal je het best met de volgende voorwaarden in gedachten:

Grootte van de locatie? Er moet plaats zijn voor iedereen. Hoe groot wil je dus dat je party wordt?
Gratis: We hebben maar een zeer beperkt budget en dus gaat de voorkeur naar gratis. Een optie zou kunnen zijn dat de zaal gratis is maar de catering door de uitbater wordt geleverd. Zo betaalt iedereen zijn eigen drank en/of hapjes.
Internetaansluiting: Zeer logisch, zorg ook voor een lokaal waar mensen hun nieuwe distro kunnen installeren.
Meubilair, hoeveel tafels en stoelen zijn er nodig, voor bij de sprekers, de demosystemen, de installatiehoek, eten etc.
Hoeveel ruimte en middelen heb je nodig om eten en drinken te bereiden en te plaatsen.
Is er, ingeval van sprekers, noodzaak voor een spreekgestoelte en presentatie hulpmiddelen.
Hoeveel stroom is aanwezig en nodig.
Ben je in staat de niet-beschikbare ruimtes af te sluiten.
Hoeveel en welke soort sanitaire voorzieningen.
Toegang en voorzieningen voor invaliden .
Vergunningen en meldplicht bij politie en brandweer.
Regels en voorschriften ingeval van calamiteiten.
Parkeergelegenheden.
Mogelijkheden m.b.t. bereikbaarheid en openbaar vervoer.

Planning

Deze planning kan als uitgangspunt genomen worden voor de organisatie van de RP. Het is de bedoeling dat gebruikers deze verbeteren en aanpassen zodat volgende edities van de RP kunnen profiteren van de ervaringen bij voorgaande edities. Wanneer je een nieuwe taak wilt toevoegen, ga dan eerst naar deze pagina en voeg daar een nieuwe taak toe. Per week staat een sterretje als de corresponderende taak gaande is. Week nul is de week van de party, weken met een plusteken ervoor zijn na de party. De vier weken voor de party worden gereserveerd voor onvoorziene zaken, uitloop en taken die kort voor de party moeten plaatsvinden. Wanneer een bepaalde taak is afgerond, vervang dan het * door een x zodat iedereen kan zien wat er afgerond is.

	36	35	34	33	32	31	30	29	28	27	26	25	24	23	22	21	20	19	18	17
0006							*
0005							*
0004							*
0023							*
0003								*
0022								*
0009									*	*	*	*
0013													*	*
0031															*	*
0032																	*	*	*	*
enz.

	16	15	14	13	12	11	10	09	08	07	06	05	04	03	02	01	00	+1	+2	+3
0032	*	*
0033			*
enz.

Taken

Iedere taak in het RP project heeft een uniek nummer van vier cijfers. Wanneer je een nieuwe taak wilt toevoegen, ga dan eerst naar deze pagina en voeg daar een nieuwe taak toe. Vervolgens copieer je de Taak Template naar de juiste plek en vult deze in. Tot slot voeg je ook een lijn voor deze taak in de bovenstaande planning toe.

Taak Template:

[nr. taak]	[titel]
tijd
acties
wie
benodigdheden
verwijzingen
resultaat

Taken Hoofd Locatie

De verschillende taken die als uitgangspunt kunnen worden genomen voor het project. Het is de bedoeling dat deze aangepast worden algelang naar de ervaring.

0006	Doornemen Ubuntu gedragscode
tijd	5 min
acties
wie	alle teamleden
benodigdheden
verwijzingen	http://www.ubuntu-nl.org/ubuntunl/gedragscode
resultaat	goed gedrag?

0005	Inlezen verslagen voorgaande RP's
tijd	2 uur
acties	lezen
wie	alle teamleden
benodigdheden
verwijzingen	http://www.kletskous.com/2008/11/27/verslag-ubuntu-release-party-groningen/ http://prikbord.ubuntu-nl.org/blog/2008/11/27/verslag-releaseparty-groningen-door-laacque/ http://prikbord.ubuntu-nl.org/blog/2008/11/21/verslag-releaseparty-den-haag-door-double12/ http://bartek.blogsome.com/2007/10/
resultaat	weten waar je aan begint

0004	Aanmaken draad in forum voor overleg locatie
tijd	20 minuten
acties	maken duidelijke beschrijving van doel draad, en het voorstellen van de kerngroepleden die zullen deelnemen in deze draad, alsmede het uitnodigen van de community om deel te nemen. Dit als eerste bericht posten in het forum. Mail sturen naar de andere kerngroepleden met de uitnodiging ideeën e.d. hier te bespreken zodat de community betrokken kan blijven bij de ontwikkelingen en met voorstellen, kritiek e.d. kan komen
wie	hoofd locatie
benodigdheden
verwijzingen	forum draad Kerngroep Locatie 2007 (voorbeeld, klopt niet)
resultaat

0023	Leren werken met de Wiki
tijd	2 uur
acties	lees de wiki-uitleg pagina van ubuntu-nl en wijzig daarna deze pagina zodanig dat de reeds uitgevoerde taken met een X worden aangegeven in de planning zodat iedereen kan zien dat ze zijn uitgevoerd
wie	alle teamleden
benodigdheden
verwijzingen	Werken met de Wiki
resultaat	Je kan deze pagina aanpassen en je ervaringen er aan toevoegen. Daarnaast kan je de voortgang van het project aangeven in de planning op deze pagina

0003	Organiseren 1e vergadering Kerngroep Locatie
tijd	2 uur
wie	hoofd locatie
acties	voorbereiden onderwerpen, maken afspraken voor tijdstip enz.
benodigdheden
verwijzingen	Agenda en Notulen 2007 (Voorbeeld, klopt niet!)
resultaat

0022	1e teammeeting
tijd	nader te bepalen
acties	Iedereen neemt deel aan de 1e teammeeting. Deze is door de voorzitter georganiseerd met de bedoeling dat de verschillende teamleden elkaar op een leuke manier kunnen leren kennen.
wie	alle teamleden
benodigdheden
verwijzingen	fotos 1e teammeeting voorgaande edities
resultaat	ons kent ons

0009	ReleaseParty Brainstorm
tijd	4 weken
acties	Deeltaken: ........... nog in te vullen ......... Genereer ideeën met betrekking tot de Ubuntu RP. Betrek de gemeenschap daar zo veel mogelijk bij. Beperk je daarbij niet door je eigen kerngroep. Vorm na enige tijd met de kerngroep een beeld van welke ideeën betrekking hebben op jouw kerngroep en welke haalbaar en goed zijn. Maak hier een verslag van zodat de Kerngroep Aansturing aan het einde van de brainstorm een overzicht heeft van wat de verschillende kernteams in eerste instantie van plan zijn. Het Kernteam Aansturing kan vervolgens de haalbaarheid toetsen en het ambitieniveau van de RP vaststellen.
wie	alle teamleden
benodigdheden
verwijzingen	Hier komen verwijzingen naar de verslagen van de ideeën van voorgaande RP's te staan.
resultaat	Het ambitieniveau van de RP kan worden vastgesteld

0013	Vastleggen ambitinievau RP
tijd
acties	De leden van de kerngroep aansturing reflecteren op het resultaat van de brainstorm. De voorzitter organiseert een vergadering van het Kernteam Aansturing waarin de RP Brainstorm verslagen van de verschillende kerngroepen besproken en geëvalueerd worden. Aan de hand hiervan zal het ambitieniveau van de RP worden vastgelegd. Dit betekend dat er wordt nagedacht over de doelgroepen, wie dit zijn en met hoevelen deze zijn, het soort van activiteiten enz. De resultaten hiervan worden teruggekoppeld binnen de verschillende kerngroepen en naar de gemeenschap die betrokken was bij de Brainstorm.
wie	Kernteam Aansturing
benodigdheden
verwijzingen	Notulen ambitievergadering vorige edities. (zijn er nog niet)
resultaat	De verschillende hoofden van de kernteams hebben grofweg een idee van wat voor een party het gaat worden. Er is een schifting gemaakt van ideeën die haalbaar worden geacht, en ideeën die (voorlopig) in de ijskast worden gezet.

0031	Vaststellen randvoorwaarden locatie
tijd
acties	Inventariseer de ruimtebehoefte, bereikbaarheid, voorzieningen enz. die de verschillende activiteiten e.d. nodig hebben. Neem hiervoor contact op met de andere teamleden en ga uit van het ambitieniveau van de RP zoals vastgesteld door de Kerngroep Aansturing. Stel een lijst op met randvoorwaarden (w.o. kosten) waaraan een locatie voor deze RP moet voldoen.
wie	Kerngroep Locatie
benodigdheden
verwijzingen	Links naar randvoorwaarden voorgaande edities.
resultaat	Lijst met randvoorwaarden voor Locatie

0032	Locaties zoeken
tijd
acties	Zoek een aantal alternatieve locaties die aan de randvoorwaarden voldoen. Zorg dat de community hiervan op de hoogte is, en nodig ze uit mee te denken, zoeken. Maak verslagen van een aantal geschikte locaties zodat de Kerngroep Aansturing over genoeg informatie beschikt om een besluit te kunnen nemen over de locatie.
wie	Kerngroep Locatie
benodigdheden
verwijzingen	locatieverslagen voorgaande edities
resultaat	locatieverslagen

0033	Locatie kiezen
tijd
acties	Kies uit de verschillende geschikte locaties aangeleverd door de Kerngroep Locatie de meest geschikte locatie.
wie	Kerngroep Aansturing
benodigdheden	locatieverslagen
verwijzingen
resultaat	locatiekeuze

enz.	titel
tijd
acties
wie
benodigdheden
verwijzingen
resultaat