Vergadering 10 juni 2011

agendapunt

beschrijving

ingebracht door

link

0

Mededelingen van de voorzitter.

Sense Hofstede

1

vooruitgeschoven punt: VPS update community server Ronnie

Thomas de Graaff

http://forum.ubuntu-nl.org/ubuntu-nl/community-server/msg728847/#msg728847

2

vooruitgeschoven punt: Inventarisatie wensen gemeenschap.

Thomas de Graaff

3

vooruitgeschoven punt: Advies, informatie LTS release of tussenrelease.

Thomas de Graaff

http://forum.ubuntu-nl.org/index.php?topic=65894

4

Oprichting stichting: update en besluitpunten

Thomas de Graaff

5

vooruitgeschoven: Grote/grootse plannen verdienen meer introductie en informatie bij de leden, zodat de raad zich kan inlezen. Niet relevant voorlopig.

leoquant

6

Nieuw nieuws-team voor Ubuntu-NL? Update

Thomas de Graaff

7

Nieuws van het nieuwe serverteam van Ubuntu-NL? Update? Zijn/is er reeds contacten/afstemming geweest tussen de partijen? Wanneer is de serverovergang? 1 juli is over 3 weekjes.

leoquant

8

Tijdens de grote vakantie graag een afwezigheids rooster of overzicht maken, enkel voor intern gebruik, dus niet via de mailinglist communiceren.

leoquant

9

Nieuws en kennisgeving over de versterking van het webteam, er zijn twee zeer goede kandidaten. Ubuntu-NL-webteam update.

leoquant

agendapunt

toelichting

door

1

Er is door #! een VPS aangeboden voor een community server. Het betreft een 10.04 server, VDSL+2 verbinding (100mbit?) + monitoring en onderhoud.Zie: http://forum.ubuntu-nl.org/ubuntu-nl/community-server/msg728847/#msg728847 Hoe staat het met overleg hierover?

Thomas de Graaff

2

Zie voor het voorstel: http://wiki.ubuntu-nl.org/community/Gemeenschapsraad/Vergadering20110524/inventarisatiewensen

Thomas de Graaff

3

Wat ik volgens mij het meest hoor ivm. dit punt is dat een duidelijk overzicht van de voor- en nadelen van LTS of tussenrelease op de website wenselijk is, niet zozeer een advies.

Beslispunt: gaan we deze informatie duidelijk vermelden zodat mensen bewust kiezen voor een LTS of tussenrelease, of laten we het zoals het is.

Voorbeeld:
https://sites.google.com/site/ubuntunltestpagina/

Thomas de Graaff

4

De gemeenschapsraad heeft vorige vergadering besloten Rob Snelders te vragen om leiding te geven aan de oprichting van een stichting. Rob heeft inmiddels aangegeven er mee aan de slag te willen gaan. Hoe staat het met het proces van oprichting, en wat moet er gebeuren, kunnen we een streefdatum stellen voor de oprichting?

Inmiddels zijn er weer een aantal stappen gezet. Zo is er o.a. een nieuwe versie van de statuten, en is er een huishoudelijk regelement gemaakt. Ook is er een vergelijking tussen verschillende banken gemaakt om te inventariseren welke bank het meest geschikt is.

http://wiki.ubuntu-nl.org/OnderzoekStichting

- Besluitpunt: voorstel naam stichting: "Stichting ondersteuning Ubuntu-NL"

- Besluitpunt: zetelgemeente: Utrecht

- Besluitpunt: Rob adviseert de huidige statuten als voldoende om mee naar de notaris te gaan. Is de gemeenschapsraad hiermee akkoord (statuten: http://wiki.ubuntu-nl.org/OnderzoekStichting?action=AttachFile&do=get&target=statuten-2.odt).

- Besluitpunt: Huishoudelijk regelement, Rob adviseert het voorgestelde huishoudelijke regelement (http://wiki.ubuntu-nl.org/OnderzoekStichting?action=AttachFile&do=get&target=huishoudelijkregelement-2.odt) over te nemen. Is dat akkoord? (kan door het bestuur later nog aangepast worden)

- Besluitpunt: waar gaat het geld bij opheffing heen?

- Besluitpunt: kosten: oprichting +- 400 euro, jaarlijks +- 200 euro (90 euro bankkosten, 25 euro kamer van koophandel, 75 euro reservering overige), is dat akkoord?


Indien over deze punten (positief) besloten wordt kan er gestart worden met de feitelijke handelingen van oprichting (bestuursleden zoeken, notaris zoeken e.d.).

Thomas de Graaff

4

Ik ben ondanks alle drukte en druk op de leiding en raad toch voor een streefdatum voor de nog op te richten stichting. Daarmee leggen we onszelf wel wat druk op, maar dat kan er wel bij. Wat mij betreft is de stichting een formeel iets, om dingen eindelijk te realiseren: donaties, ed. Geen doel op zich. Veder vind ik het belangrijk dat de stichtingsleden worden benoemd door de raad, en dat de leden goed verzekerd zijn. Zelf heb geen enkele behoefte om zitting te nemen, maar als de nood aan de man komt, lees niemand is beschikbaar, wil ik eventueel ook zitting nemen in het bestuur van de te vormen stichting. Verder ben ik bereid additionele kosten voor de te vormen stichting op me te nemen, wanneer dat nodig mocht zijn. Nogmaals: de raad, gekozen door de leden van ubuntu-nl, blijven het belangrijkste orgaan binnen ubuntu-nl. Dit voor alle duidelijk. De raad heeft een mandaat gekregen van de kiezers. Verder ben ik bereid actief deel te nemen in de werkgroep, maar liever laat dat aan ervaringsdeskundigen over.(Logisch.) Utrecht: akkoord. Geld akkoord en duidelijk. Geld bij opheffing van de stichting? Opensource doel. Notaris: go. Statuten ok, stichting zonder winstoogmerk toch?

leoquant

4

De Stichting oprichten is inderdaad een formaliteit, Leoquant, die wat mij betreft direct gerealiseerd kan worden. Nog een paar vragen die bij mij opkomen: Zijn er al mensen benaderd, hebben er al mensen zich aangemeld of gaan we mensen werven? En welke termijn stellen wij daarvoor en gaat Rob deze taak ook op zich nemen?

Gijs

4

Voor wat betreft het doel van de stichting, en vraag over winst, uit de statuten:
1. De stichting heeft ten doel:
a. Het ondersteunen van de Ubuntu-NL gemeenschap van gebruikers van het open source besturingssysteem Ubuntu bij haar activiteiten.
b. het verrichten van alle verdere handelingen, die met het vorenstaande in de ruimste zin verband houden of daartoe bevorderlijk kunnen zijn.
2. De stichting tracht haar doel onder meer te verwezenlijken door:
a.Het verwerven van financiële bronnen ten behoeve van de ubuntu-nl gemeenschap.
b.Het zorgvuldig beheren van deze bronnen.
c.Beheer van materiaal ten behoeve van de ubuntu-nl gemeenschap.
3. De stichting beoogt niet het maken van winst

Voor wat betreft zeggenschap is het dus zo dat de stichting geen zeggenschap over de gemeenschap heeft, maar ondersteunend is. Wel heeft de stichting, en niet de gemeenschapsraad dus, zeggenschap over de (financiële) middelen van de stichting. Wel is het gebruik van deze middelen beperkt tot de inzet voor het doel van de stichting, ondersteunen van de Ubuntu-NL gemeenschap. In de praktijk betekent dit waarschijnlijk dat leden van Ubuntu-NL bij de stichting aankloppen voor middelen, en dat de stichting vervolgens nagaat in hoeverre het geven van deze middelen bijdraagt aan het bovenstaande doel van de stichting, en dus of het verantwoord is om deze middelen te geven.

Voor wat betreft een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering dient te worden bekenen of deze wel nodig is. De bedoeling is dat de statuten verbieden dat de stichting geld uitgeeft dat er niet is, geen schulden dus. Daar is reeds een passage over opgenomen, maar in overleg met de notaris dient te worden vastgesteld of deze voldoende is.
Daarnaast is de bedoeling dat de stichting zelf geen evenmenten organiseert, maar de benodigde verzekeringen betaalt, regelt voor leden van Ubuntu-NL die de evenementen organiseren. Puur ondersteunend dus zodat ook de zeggenschap over evenementen geheel bij Ubuntu-NL blijft. Hiermee zijn waarschijnlijk de risico's (werknemers, gasten, bezoekers, vrijwilligers, deelnemers of anderen die niet in het bestuur zitten, schulden, bezittingen > 5000,- euro, uitlenen van materialen waarvoor aansprakelijkheid risico is) waarvoor een verzekering voor bestuurders nodig zou kunnen zijn volgens mij niet aanwezig. Maar mocht er toch een risico zijn, dan dient dat natuurlijk verzekerd te worden. Dat kunnen de bestuurders natuurlijk zelf regelen.

Voor wat betreft bestuursleden zijn er in eerste instantie voor de oprichting drie nodig. Er zijn tot op heden dus drie mensen die hebben aangegeven beschikbaar te zijn voor de positie van bestuurslid, Rob Snelders, en Thomas de Graaff zonder voorbehoud, en Leoquant als er onvoldoende andere geschikte kandidaten zijn.

Thomas de Graaff

5

Ik vind dat zulke plannen wat meer uitgewerkt moeten in bijvoorbeeld een wiki. Anders moet de raad met te weinig informatie een oordeel geven. Begin gewoon met het vormgeven van plannen, in welke vorm dan ook. De raad is imho geen brainstorm orgaan. Wanneer heel grootse plannen niet worden voorbereid, in welke vorm dan ook, blijft het te vaag. Zorg bijvoorbeeld dat de infrastructuur van het project al staat, de doelstellingen, de resources of menskracht, stel termijnen, maak van het grote plannen kleine stapjes, zodat ze haalbaar worden.

leoquant

6

Op irc bracht Leoquant ter sprak dat enige coördinatie in de nieuwsverspreiding door Ubuntu-NL wellicht goed zou zijn. Een centraal punt bijvoorbeeld waar nieuwtjes heen gestuurd kunnen worden zodat ze via verschillende kanalen namens Ubuntu-NL verspreid worden (forum, mailinglijst, twitter, en andere sociale media e.d. ). Het voorstel is om een nieuws team op te richten die de verantwoordelijkheid krijgt voor het verspreiden van nieuws namens Ubuntu-NL. Dat kan dus nieuws zijn dat het team zelf oppikt, en verzoeken van anderen binnen Ubuntu-NL om nieuwsberichten te verspreiden. Vorige vergadering is aan Luuk verzocht contact op te nemen met Vistaus, Dooitze en ... om te kijken hoe de animo voor een dergelijk team is, en wat de ideeën hierover zijn. Nu een update hierover.

Thomas de Graaff

agendapunt

beschrijving

ingebracht door

link

1

Besluitpunt: Aanwijzen bestuursleden stichting door gemeenschapsraad?

Thomas de Graaff

agendapunt

toelichting

Ingebracht door:

Gesteund door:

1

Het voorstel is om de eerste bestuursleden van de toekomstige stichting ter ondersteuning van Ubuntu-NL te laten kiezen door de gemeenschapsraad. Kandidaten hoeven geen lid van de gemeenschapsraad of een ander Ubuntu-NL orgaan te zijn, maar moeten wel een duidelijke aantoonbare binding met Ubuntu-NL hebben. Kandidaten kunnen zich bij de gemeenschapsraad melden, of kunnen direct door de gemeenschapsraad benaderd worden, er wordt verder geen algemene vacature uitgeschreven of gepromoot. De gedachte hierachter is dat mensen die betrokkenheid hebben bij het oprichten van een rechtspersoon het proces toch al volgen. Dit onderwerp heb ik op het publieke deel van de agenda gezet omdat ik van mening ben dat ook niet raadsleden hierover hun zegje moeten kunnen doen.

Thomas de Graaff

1

Eens met bovenstaande

leoquant