Ubuntu-nl Werkgroepen

Om de samenwerking tussen het Ubuntu-nl events team en de Ubuntu-nl community bij het organiseren van activiteiten te verbeteren worden er werkgroepen opgericht.

Samenvatting

Het events team houdt zich bezig met het ondersteunen en coördineren van door de gemeenschap georganiseerde activiteiten. Deze ondersteunende en coördinerende activiteiten worden georganiseerd in autonome werkgroepen waaraan zowel leden van het events team als andere communityleden deelnemen. De werkgroepen vormen een brug tussen het team en de rest van de community. Een voorbeeld van de plek van zo'n werkgroep binnen ubuntu-nl is op het plaatje hieronder aangegeven voor de Werkgroep Releaseparties.

Het events team

Het events team bestaat uit mensen die vaste waarden vormen bij het ondernemen van activiteiten door ubuntu-nl. Ze nemen deel aan werkgroepen en zorgen, naast de ondersteunende en coördinerende activiteiten, met de rest van het ubuntu-nl team voor visie. Nieuwe leden voor het events team kunnen geworven worden uit goed functionerende werkgroepen. Wanneer een werkgroep een bepaalde mate van volwassenheid bereikt kan een lid van deze groep lid die betrokken wil worden bij de werkzaamheden van het events team uitgenodigd worden voor deelname aan dit team. Dit betekend dan tevens dat het events team leden die tot dat moment deelnamen aan deze groep zich als ze dat willen kunnen terugtrekken uit de betreffende werkgroep.

De werkgroepen

De werkgroepen zijn toegankelijk voor alle ubuntu-nl forumleden en leden van het events team die willen meedoen. Werkgroepen kunnen in het leven worden geroepen op initiatief van het events team of als reactie op een initiatief van community leden, aanvragen van andere groeperingen of verenigingen enz. De werkgroepen kunnen een sterk ad hoc karakter hebben, bijvoorbeeld voor de organisatie van een specifiek event, of een meer continue karakter bijvoorbeeld een werkgroep releaseparties die zich bezighoudt met het ondersteunen van de Release Parties. De werkgroepen functioneren autonoom, dat wil zeggen dat ze zelf de eindbeslissingen mogen nemen. Binnen de werkgroepen zijn deelnemers vanuit het events team evenwaardig aan andere deelnemers. Mochten bepaalde beslissingen van een werkgroep niet stroken met de visie van het ubuntu-nl of het events team, en er kan geen overeenstemming worden bereikt, dan trekt het events team zich terug uit de werkgroep en draagt het beheer van deze groep over aan een groepslid. Deze groep kan nu als zelfstandige gemeenschaps werkgroep verder zonder gebruik te kunnen maken van de fasciliteiten die het events team biedt.

Communicatie

De werkgroepen communiceren middels daarvoor per werkgroep door het events team aangemaakte discussiegroepen. Het events team heeft een eigen discussiegroep waaraan ook de leden van de verschillende werkgroepen mogen deelnemen. Wat binnen een werkgroep besproken kan worden wordt niet op de discussiegroep van het events team besproken. Leden van de werkgroepen onderschrijven wanneer ze gaan deelnemen aan een werkgroepen een gedragscode waar onder andere in vermeld wordt dat gevoelige informatie, die binnen de werkgroep en de discussiegroep van het events team wordt gedeeld, niet zonder overleg naar buiten gebracht mag worden. Aan het schenden van de gedragscode worden consequenties verbonden. Het beheer van de discussiegroep van een werkgroep is in handen van het lid van het events team dat de discussiegroep heeft opgericht.

Ontwikkeling

Het idee is dat het events team begint met in eerste instantie één al bestaande werkgroep (Release Parties). Afhankelijk van nieuwe initiatieven en deelname daaraan in nieuw opgerichte werkgroepen kan er dan op een organische wijze groei plaatsvinden. Dit garandeert dat er geen dingen worden ondernomen waarvoor geen mankracht en betrokkenheid is. Komen er meer werkgroepen, dan kan ook het events team groeien door uitnodiging van leden uit succesvolle werkgroepen. Zo blijft er balans tussen de grootte van het events team en het aantal activiteiten dat ontplooit wordt. De werving van nieuwe leden van het events team uit de verschillende werkgroepen en de deelname van leden van het eventsteam aan bepaalde werkgroepen sluit ook aan bij een natuurlijke verdeling van taken en verantwoordelijkheden binnen het events team.