Uitleg over het notuleren van een meeting

Nadien elke meeting wordt het volledige log en notulen van de meeting op de wiki geplaatst. Dit artikel legt uit hoe dit in zijn werk gaat.

Beleid

De meeting wordt genotuleerd door de notulist. De notulist is aanwezig bij elke meeting. Indien de notulist afwezig is, wordt die vervangen door de plaatsvervanger.

Voorbereiden

Om een log bij te houden van de meeting, moet het IRC-programma ingesteld worden om logs bij te houden. Het log moet de nicknames, de datums en de berichten zelf loggen. Hieronder staat beschreven hoe dit is in te stellen in twee veelgebruikte IRC-programma's, XChat en Konversation.

XChat

• Ga naar Instellingen -> Voorkeuren;

• Kies in het linker deel Loggen;

• Zet een vinkje bij enable logging of conversation to disk.

Konversation

• Ga naar Instellingen -> Konversation instellen;

• Kies het onderdeel Loginstellingen;

• Zet een vinkje bij Loggen inschakelen;

• Indien gewenst, kan de bewaarlocatie aangepast worden. Klik hiervoor op het knopje bij Pad logbestand;

• Druk op OK of op Toepassen.

Verder is een account op de wiki nodig, en ervaring met de wiki-opmaaktaal handig.

Tijdens de meeting

Tijdens de meeting is het de taak van de voorzitter om de meeting te leiden. De notulator hoeft bijvoorbeeld geen punten aan te kondigen. Het is de taak van de notulator om de meeting van het begin tot het einde goed te volgen, en zorgen dat de meeting in het log komt.

Na de meeting

Agenda aanpassen, nieuwe meeting aanmaken

Allereerst is het van belang dat de volgende meeting de vorige meeting wordt, en er een nieuwe volgende meeting wordt aangemaakt. Hoe dit is aan te passen in de agenda, is beschreven op de naslag-pagina van de agenda. De navigatiebalk moet ook worden aangepast, instructies staan hier.

De meeting-pagina voor de volgende meeting is aan te maken, door in de adresbalk een niet-bestaand adres te typen. Bijvoorbeeld:

De zojuist afgelopen meeting was op 2009-10-7. De volgende meeting zal dan op 2009-10-14 zijn. Het juiste adres is dan: http://wiki.ubuntu-nl.org/community/Vertaalteam/Agenda/2009-10-14. Ga naar dit adres, en kies vervolgens onder het kopje Or choose a page template to create an already-formatted page: voor community/Vertaalteam/MeetingTemplate. Een nieuwe meeting-pagina wordt dan aangemaakt met het juiste sjabloon. De kalender detecteert pagina's onder Agenda/ automatisch.

De afgelopen meeting-pagina invullen

Vervolgens moet de pagina van de zojuist afgelopen meeting ingevuld worden. Aangezien dit een sjabloon is, hoef je alleen maar informatie in te vullen bij de opgegeven plaatsen.

• Voorzitter: vermeld hier de voorzitter van de meeting. De voorzitter leidt de meeting, noemt de punten op, etc.;
• Aanwezigen: vermeld hier de nicknames van de aanwezigen, in een ongeordende lijst;

• Conclusies: hier komen de conclusies van de punten. Als een punt niet is behandeld, dan zet je neer "Dit punt is niet behandeld", optioneel gevolgd door een reden daarvoor. Het agendapunt wordt als volgt genoteerd: Punt nummer, "agendapunt zoals in agenda", door eigenaar. Vaak geeft de voorzitter een korte conclusie als het agendapunt behandeld is. Je kunt dit uiteraard gebruiken.

• Log: kopieer en plak hier het volledige log van de meeting, afkomstig uit het IRC-log. Plaats het gedeelte vanaf het moment dat er mensen binnenkomen tot het moment dat iedereen afscheid heeft genomen.