Inhoud
Organisatievoorstel Ubuntu Nederland
De essentie
Ubuntu Nederland is een gemeenschap van gebruikers van het besturingssysteem Ubuntu, voor gebruikers.
Wat is onze missie?
- het vergroten van de bekendheid van het besturingssysteem Ubuntu in Nederland
- technische ondersteuning bieden aan Nederlandse en Nederlandstalige Ubuntu gebruikers
- plek bieden waar Ubuntu liefhebbers elkaar kunnen treffen en interesses kunnen delen
Hoe willen we onze missie bereiken?
- het faciliteren van andere vrijwilligers die aan de missie willen bijdragen
- het contact zoeken met en samenwerken met andere organisaties
- de geest van Ubuntu volgen: “Ik ben wie ik ben vanwege wie we allemaal zijn.” en “menselijkheid naar anderen toe
- een plek bieden waar Ubuntu gebruikers zich op hun gemak voelen, ongeacht ras, geslacht, geaardheid, geloof, leeftijd of kennis
- het nastreven van een zo groot mogelijke transparantie
- het handhaven van het meritocratische beginsel waarbij degenen die het werk verzetten bepalen
De organisatie
De organisatie van Ubuntu Nederland bestaat uit de verschillende teams, en de gemeenschapsraad.
De teams
De teams van Ubuntu Nederland zijn de stuwende kracht, de plek waar initiatieven zich ontplooien en taken worden uitgevoerd. Teams onderscheiden zich van andere teams doordat ze een bepaalde taak binnen de gemeenschap op zich nemen. De teams zijn zelfsturend, en nemen er de verantwoordelijkheid voor om de taken die ze op zich nemen op een goede manier uit te voeren (waar mogelijk in samenwerking met andere teams of organisaties). Teams zorgen zelf voor hun interne organisatie. Ubuntu Nederland teams staan altijd open voor constructieve deelname en inbreng van Ubuntu liefhebbers.
De gemeenschapsraad
De gemeenschapsraad is opgericht ter ondersteuning en facilitering van de teams die sturend zijn in de gemeenschap. De taken die de raad op zich neemt dienen dan ook grotendeels door de teams te worden aangedragen. De gemeenschapsraad is ook verantwoordelijk voor de uitvoering van die taken die de verantwoordelijkheden van de individuele teams overstijgen.
Als onderdeel van haar takenpakket gaat de gemeenschapsraad over de middelen van Ubuntu Nederland. Indien een team zijn taken niet naar behoren uitvoert en/of geen positieve bijdrage levert aan de missie van Ubuntu Nederland kan de gemeenschapsraad na overleg met de overige teams de aan het betreffende team toegekende middelen onttrekken, en het team uitsluiten van verdere deelname aan de organisatie van Ubuntu Nederland.
De gemeenschapsraad bepaalt zelf de frequentie van haar vergaderingen. Vergaderingen vinden in het algemeen plaats op een openbaar irc kanaal. Wanneer teams of gemeenschapsleden behoefte hebben aan overleg met de raad kunnen ze bij een reeds geplande vergadering aansluiten, of een de raad verzoeken om een extra overleg.
Overige communicatie met de gemeenschapsraad verloopt via een openbare mailinglijst. In hoogst uitzonderlijke gevallen waarbij privacy van belang is kan vertrouwelijk contact worden opgenomen met individuele raadsleden.
In de gemeenschapsraad worden beslissingen genomen door stemming. Een voorstel wordt aangenomen als de meerderheid van de raadsleden ermee akkoord is. Indien een meerderheid tegen stemt, is het voorstel afgewezen. Indien er geen meerderheid voor of tegen het voorstel is wordt er geen besluit genomen, en kan het voorstel opnieuw worden ingediend.
Mochten er serieuze conflicten ontstaan tussen gemeenschapsleden en/of tussen de groepen dan kan de gemeenschapsraad bemiddelen. Ze bepaalt zelf de vorm van deze bemiddeling, en of deze privé zal zijn of niet.
Verkiezing gemeenschapsraad
Wanneer er geen gemeenschapsraad is kunnen leden uit de gemeenschap zich organiseren in een verkiezingsgroep en verkiezingen voor een gemeenschapsraad organiseren. Indien er wel een gemeenschapsraad is organiseert deze de verkiezingen voor de volgende raad. Bij de verkiezingen kiezen stemgerechtigden uit de kandidaat raadsleden een nieuwe gemeenschapsraad.
Een verkozen raad heeft een termijn van twee jaar die afloopt op het moment dat de nieuwe raad wordt geïnstalleerd, of wanneer de gemeenschapsraad wordt opgeheven. Wanneer een raadslid zijn functie voortijdig neerlegt, wordt er door de resterende raad een geschikte vervanger gezocht. Er is geen beperking voor het aantal termijnen dat een raadslid kan vervullen. Het raadslid met de meeste stemmen wordt voorzitter van de gemeenschapsraad. Wanneer een lid van de gemeenschapsraad disfunctioneert kan de raad besluiten dit lid uit de raad te zetten en een vervanger te zoeken.
Kandidaten en stemrecht
Leden van de gemeenschap die gedurende langere tijd constructief aan de gemeenschap hebben bijgedragen, en in hun gedrag hebben laten zien de geest van de Ubuntu Code of Conduct uit te dragen krijgen op aanvraag stemrecht. Stemgerechtigden kunnen zich bij verkiezingen ook kandidaat stellen voor de gemeenschapsraad.
Het aanvragen van stemrecht gebeurt bij de zittende gemeenschapsraad, en als die er niet is, bij de verkiezingsgroep die de verkiezing organiseert. De lijst met stemgerechtigden is pas definitief als de Ubuntu-NL teams op de hoogte van de lijst zijn gesteld, en er binnen redelijke termijn geen bezwaar tegen hebben aangetekend.
Wanneer er 7 of meer kandidaten zijn wordt er een gemeenschapsraad bestaande uit 5 leden verkozen, zijn er 5 of 6 kandidaten dan wordt er een gemeenschapsraad bestaande uit 3 leden verkozen, zijn er 4 of minder kandidaten, dan wordt de gemeenschapsraad opgeheven.
Het verloop
Het proces van verkiezingen van een nieuwe gemeenschapsraad duurt in totaal acht weken. De gemeenschapsraad dient er zijn best voor te doen om dit proces minimaal acht weken vóór het einde van de termijn van de gemeenschapsraad op te starten. Lukt dit niet, dan zal de termijn van de zittende raad automatisch verlengd worden, zodat het proces van de verkiezingen minimaal acht weken voor het einde van de termijn begint.
De eerste vier weken van het verkiezingsproces kondigt de gemeenschapsraad de verkiezingen aan en roept gemeenschapsleden op, zich aan te melden voor stemrecht. De volgende twee weken kunnen gemeenschapsleden met stemrecht zich kandidaat stellen, en hebben de Ubuntu-NL teams de mogelijkheid bezwaar te maken tegen de lijst met stemgerechtigden. Daarna is er één week de tijd voor gemeenschapsleden met stemrecht om te stemmen op de kandidaten. In de daaropvolgende week maakt de zittende gemeenschapsraad de nieuwe gemeenschapsraad bekend en zorgt de zittende raad ervoor dat de nieuwe raad ingewerkt wordt.
Na de bekendmaking van de uitslag, blijft de gemeenschapsraad in oude samenstelling hun functies uitoefenen, tot de eerste vergadering van de nieuw verkozen gemeenschapsraad.
Het archief
Communicatie naar de gemeenschap toe is van groot belang. Gemeenschapsleden moeten kunnen opzoeken wat er gezegd en besloten is en waarom dat gezegd en besloten is. Daarvoor moeten er makkelijk toegankelijke archieven bijgehouden worden.
Transparantie wordt hierbij van groot belang geacht, en alleen als daar een goede reden voor is wordt communicatie niet openbaar gemaakt.
Naam en huisstijl
De volgende namen worden gebruikt:
- Ubuntu Nederland: gebruik in officiële documenten en externe communicatie.
- Ubuntu NL: gebruik in minder formele documenten en voor interne communicatie.
- UNL: gebruikt voor informele situaties waar een afkorting handig is.
Bij voorkeur worden de regels en tips gebruikt van de officiële stijlgids zoals gepubliceerd door het Canonical Design team.