Hier staat stap voor stap beschreven waar je aan moet denken bij het organiseren van een Install Party.

Doel bepalen

Als eerste stap is het belangrijk te bepalen wat je doelen zijn. Voor wie is de party bedoeld, wat zijn de gewenste activiteiten, hoe groot is de doelgroep et cetera. De omvang wordt bepaald door de doelstelling, daarmee wordt de grootte van de locatie bepaald en daarmee ook de tijd die nodig is om alles te organiseren. Dus in een zeer vroeg stadium moet je weten wat je wel en niet wilt.

Stel jezelf deze vragen

• Hoeveel mensen moeten uitgenodigd worden en is daar publicatie in de media voor nodig (advertentie, flyers, posters)
• Zijn er (externe) sprekers (b.v. politici, ICT bedrijven, schrijvers)
• Is er een thema dat niet direct te maken heeft met de release (b.v. Open Source en onderwijs)
• Moeten er installatiemogelijkheden zijn (meenemen computers en randapparatuur, netwerk, stroom)
• Moet er geluncht of gedineerd worden (catering, inschrijving, betaling, tafels)
• Moeten er demosystemen aanwezig zijn (hardware, netwerk aansluitingen, stroom)
• Wil je CD's uitdelen (speciale druk, Ship-it)
• Wil je Ubuntu artikelen gaan verkopen/verspreiden (voorschieten, bestellen)

Bovenstaande vragen geven aan wat voor locatie je nodig hebt, of er meerdere ruimtes moeten zijn, of er internet moet zijn, stroom, tafels en stoelen en gelegenheid voor eten en drinken. Aantal toiletten, kapstokken etc. zijn eveneens afhankelijk van het aantal bezoekers. Zaken als sprekers, thema, verkoop of weggeven van artikelen behoeven voorbereiding die soms maanden van te voren uitgevoerd moeten worden. Gedrukte flyers, posters etc. moeten ruimschoots van te voren gemaakt en verspreid worden. Advertenties moeten aangevraagd, beoordeeld, gemaakt, gecontroleerd en betaald worden, dat kan maanden tijd vergen.

Team samenstellen

Je kunt het allemaal niet in je eentje af als het meer is dan een "Meet & Greet". Er moet dus goede hulp gezocht worden. Via fora, local-teams, IRC, mailinglists, sponsors, vrienden- en kennissenkring kun je oproepen doen aan mensen om te komen helpen. Stel een niet te groot team samen waarin mensen van verschillende expertise zitten. Je moet elkaar aanvullen.

Zorg meteen dat iedereen weet wat van hem/haar verwacht wordt, communiceer veel en open, zorg dat ze elkaar allemaal persoonlijk kennen, wissel telefoonnummers en e-mail adressen uit. Stuur iedereen altijd alle informatie direct toe, niet via anderen, luister naar ideeën en aanvullingen, laat zaken niet in het ongewisse, reageer altijd snel, gedetailleerd en netjes op alle e-mail, telefoontjes etc. Ook hierin is de geest van Ubuntu een succesfactor.

Bespreek het stappenplan en de aanpak met elkaar. Laat iedereen samenkomen vlak voordat de party plaatsvindt en bespreek het draaiboek, wijs alle activiteiten aan iemand toe en zorg dat iedereen een goede vervanger heeft in geval van noodsituaties. Dit geld met name voor jezelf, als teamleider ben je ook verantwoordelijk voor een goede vervanging voor wanneer je zelf wegvalt.

Als teamleider moet je op de dag zelf eigenlijk niets meer doen dan toekijken. Als je alles goed hebt gedaan zal er waarschijnlijk niets fout gaan, maar vergeet nooit dat Murphy ook Ubuntu gebruikt...

Datum bepalen

De party moet zo snel mogelijk na de release van de nieuwe versie gepland worden. Wacht je te lang dan is het geen "release" party meer.

Let op de volgende zaken

• Vakantieperiodes, kijk of deze gespreid zijn.
• Feestdagen, niet direct voor of na.
• Eventuele uitloop van de releasedatum, dus niet te direct achter de geplande Ubuntu releasedatum, zeker niet bij een LTS.
• Andere belangrijke evenementen, popconcerten, beurzen, happenings, ICT beurzen elders.
• Gewijzigde bereikbaarheid van de locatie, als b.v. het treinstation of de snelweg afgesloten is.
• De verjaardag van je partner, die heeft het al moeilijk genoeg tijdens de organisatie.

Locatie bepalen

De locatie bepaal je het best met de volgende voorwaarden in gedachten:

• Grootte van de locatie? Er moet plaats zijn voor iedereen. Hoe groot wil je dus dat je party wordt?
• Gratis: We hebben maar een zeer beperkt budget en dus gaat de voorkeur naar gratis. Een optie zou kunnen zijn dat de zaal gratis is maar de catering door de uitbater wordt geleverd. Zo betaalt iedereen zijn eigen drank en/of hapjes.
• Internetaansluiting: Zeer logisch, zorg ook voor een lokaal waar mensen hun nieuwe distro kunnen installeren.
• Meubilair, hoeveel tafels en stoelen zijn er nodig, voor bij de sprekers, de demosystemen, de installatiehoek, eten etc.
• Hoeveel ruimte en middelen heb je nodig om eten en drinken te bereiden en te plaatsen.
• Is er, ingeval van sprekers, noodzaak voor een spreekgestoelte en presentatie hulpmiddelen.
• Hoeveel stroom is aanwezig en nodig.
• Ben je in staat de niet-beschikbare ruimtes af te sluiten.
• Hoeveel en welke soort sanitaire voorzieningen.
• Toegang en voorzieningen voor invaliden .
• Vergunningen en meldplicht bij politie en brandweer.
• Regels en voorschriften ingeval van calamiteiten.
• Parkeergelegenheden.
• Mogelijkheden m.b.t. bereikbaarheid en openbaar vervoer.

Activiteiten op de party

Wanneer de party wat groter is dan alleen een "Meet & Greet", is het verstandig goed na te denken over de mogelijke activiteiten. Deze moeten allemaal iets van doen hebben met Ubuntu natuurlijk.

Enkele opties zijn

• Installatiemogelijkheden
• Demonstraties van de nieuwe release
• CD's uitdelen
• Verloting van Ubuntu goodies
• Presentaties en sprekers
• Lunchen of dineren
• Muziek en Ubuntu
• Kunst en Ubuntu
• Interviews
• Koffie en thee

• Ubuntu shop (let op de artikelen moet je wel zelf hier aanschaffen en in eigen beheer verkopen)

Het is handig bij de deur een ontvangstcomité te hebben. Zij wijzen mensen de weg, vangen sprekers op en kunnen badges, eventueel voorzien van naam, uitdelen aan iedereen die binnenkomt op de party. Op die manier kun je eenvoudig ervoor zorgen dat iedereen weet of je een Ubuntero en/of een computerliefhebber bent. Bij een grotere party is het verstandig zelf geen activiteiten uit te voeren op de dag zelf, je hebt als organisator je handen vol aan het regelwerk en eventuele noodsituaties.

Sprekers uitnodigen

Als publiekstrekker is het altijd goed om een aantal sprekers uit te nodigen. Zorg voor relevante sprekers, ze moeten iets hebben met Ubuntu, Open Source, automatisering, Linux of andere zaken die raakvlakken hebben met Ubuntu. Het kan handig zijn een zogenaamde dagvoorzitter te hebben, iemand die de verschillende sprekers aan elkaar praat. Een dagvoorzitter heeft vooraf veel informatie nodig m.b.t. de diverse sprekers, de namen, functies, levensloop en het onderwerp zijn belangrijk om iemand goed te kunnen aankondigen.

Zorg er voor dat er diversiteit is voor wat betreft de onderwerpen, niemand wil een hele dag of middag naar meerdere varianten op een thema luisteren. Laat eventueel de sprekers hierin vooraf met elkaar afstemmen. Zorg er voor dat er geen al te spraakmakende personen als spreker zijn. Geef mensen geen springplank voor ongepaste zaken, dat schaadt Ubuntu en je party. Pas op voor overdaad. Te veel sprekers is niet goed, als je aanbod te groot is kun je de sprekers ook een volgende keer uitnodigen.

Zorg voor voldoende pauze tussen de sprekers door, mensen willen even wat drinken, eten, plassen en demonstraties van Ubuntu bekijken. Zorg dat na een pauze iedereen weer tijdig weet dat een spreker begint, niets is vervelender dan geloop en gepraat als je staat te presenteren. Indien mogelijk moet je de ruimte voor demonstraties en installaties scheiden van de ruimte waar sprekers hun praatje houden. Een spreker verdient een woord van dank en een kleinigheid. Een Ubuntu gerelateerd artikel is een leuke attentie voor de gedane moeite. Zorg dat de sprekers voor en na hun praatje goed opgevangen worden, wijs iemand aan die de sprekers opwacht en begeleid, stel ze voor aan de andere sprekers en promoot op die manier de Ubuntu zaak. Wanneer nodig moet een spreker ook naar een openbaar vervoergelegenheid gebracht of verwezen worden.

Vraag sprekers vooraf hun presentatie ter beschikking te stellen en wat er voor ze nodig is om de presentatie te geven. Stuur alle sprekers enkele dagen voor de party een laatste e-mail waarin je ze vraagt een laatste keer te bevestigen dat ze komen. Stuur ze een routebeschrijving en het complete programma, zodat ze weten waar en wanneer ze verwacht worden. Geef ze je telefoonnummer(s) en wees bereikbaar voor noodgevallen.

Catering

Wanneer je een kantine of catering faciliteit hebt is dit geen probleem, maar als je zelf voor eten en drinken moet zorgen, moet je dat tijdig goed voorbereiden. Bedenk hoeveel mensen er zouden kunnen komen, bepaal de benodigde hoeveelheid eten en drinken en koop zoveel mogelijk op tijd in. Spullen die kunnen bederven moet je vlak vooraf inkopen, laat de leverancier vooraf weten als je bijvoorbeeld 300 broodjes wilt komen kopen. Na afloop van een party willen bezoekers wel eens in groepen uit eten gaan, zorg dat je informatie hebt over eetgelegenheden die hiervoor in aanmerking komen. Wanneer mensen eten en drinken willen kopen, zullen ze je vragen waar dat kan, kijk vooraf goed waar supermarkten etc. in de buurt zijn, informeer je over sluitingstijden, zodat je iedereen goed kunt informeren hierover. De deelnemers aan een lunch of diner zullen een financiële bijdrage moeten leveren. Maak een intekenlijst en incasseer het geld hiervoor. Dit kun je doen bij aankomst, maar ook eerder. Gebruik de lijst om je inkopen te plannen.

Promotie

Denk na over de manieren waarop je de party wilt promoten. Dit loopt uiteen van mond-tot-mond-reclame en het forum, tot advertenties in de kranten en tijdschriften. Bedenk dat alles low-budget moet, dus er moet een goede balans zijn tussen het aantal mensen dat je bereikt en de kosten. Vraag aan meerdere gelijksoortige promotiekanalen offertes en stuur die vervolgens naar allen retour, ze weten dan van elkaar wat ze vragen en dat kan je heel veel geld schelen. Laat iemand die verstand heeft van grafische vormgeving naar de ontwerpen van advertenties en flyers kijken, het is erg belangrijk dat de boodschap goed en verantwoord overkomt. Als je drukwerk bestelt, laat dan altijd de sponsor zijn/haar uiteindelijke fiat geven voor wat betreft inhoud en kwaliteit, zijn/haar naam staat er immers op. Zorg ervoor dat er verband is tussen de promotie en de sponsoring. De sponsors willen graag vermeld worden op flyers, posters etcetera, dus afstemming tussen deze twee in de organisatie en tijd is noodzakelijk.

Communiceer goed, het is van groot belang dat je een positieve sfeer rond de party creëert, het moet uiteindelijk een genoegen zijn te komen. Dus beantwoord elke e-mail, hoe onbenullig of irrelevant ook. Bedank de mailer, ga in op de vragen, opmerkingen en kritiek, maar altijd met respect en begrip, in de geest van Ubuntu dus. Als je promotiemateriaal verspreidt moet je altijd eerst toestemming vragen van de instantie waar dat plaats vindt. Zorg dat er maar één communicatielijn is naar buiten, laat niet iedereen in het wilde weg kranten mailen, flyers maken etc. Kwaliteit in communicatie en promotie is belangrijk voor goede beeldvorming.

Één verkeerde opmerking, foute actie, negatieve indruk behoeft minstens vijf tegenhangers om de schade ongedaan te maken.

Enkele promotiemogelijkheden

• Flyers, te verspreiden via beurzen, bibliotheken, stations, scholen etc. A5 formaat, tweezijdig, kleur.
• Posters en affiches. A3 formaat, kleur, eenzijdig.
• Advertenties. Niet zomaar iets, zoek een moment waarop de doelgroep die krant en die pagina leest.
• Media. Vraaggesprekken in de kranten, op de (lokale) radio en TV. Zoek medestanders bij deze media.
• Persberichten. Doe dat ruim voor en nogmaals vlak voor de party, kort en bondig, met relevante informatie.
• Fora. Plaats uitnodigingen op relevante fora op het internet.
• Ingezonden mededelingen. Veel kranten en tijdschriften bieden ruimte voor ingezonden mededelingen.
• Weblogs. Laat geestverwanten die een weblog hebben je party aankondigen en voorbespreken.

Zorg dat je doelgroep op de hoogte blijft. Laat regelmatig weten dat je bezig bent, meer frequent naarmate de party datum nadert. Wees daarin enthousiast en positief, laat mensen je steunen en helpen.

Het is een wisselwerking, zorg dat je begint bij iets of iemand die je steunt en waar je goed contact mee hebt. Daar vanuit zal een positieve promotie vanzelf gaan als je die steeds ergens voedt.

Maar tijdens en na de party is goede promotie ook belangrijk, er komt weer een volgende party. Ontvang iedereen met enthousiasme en geduld, zorg goed voor je gasten, sprekers, helpers et cetera. Bedank iedereen bij aankomst en vertrek. Geef extra aandacht aan de mensen die geholpen hebben. Schrijf snel een positief verslag achteraf en schuw hierin niet de nodige zelfkritiek. Geef ook anderen hierbij ruimte kritiek te uiten. Verspreid de foto's, film, reportages, krantenartikelen etc. tijdens de organisatie, maar ook na de party op een vrij toegankelijke medium.

Denk tijdens de organisatie reeds na over deze communicatievorm achteraf.

Party Wiki

Maak een wiki pagina aan waarop men de vorderingen en aankondigingen kan volgen, ook een prima plek om inschrijvingen te laten plaatsen. Een routebeschrijving, reisadvies, agenda, programma et cetera zijn zaken die hier op kunnen staan.

Verslaggeving

Een goed verslag voor de aanwezigen en thuisblijvers is een prima visitekaartje voor een volgende keer. Ook heb je zelf de tijd achteraf pas om te zien hoe het was, hiervoor zijn diverse mogelijkheden.

• Webcam, leuk voor mensen elders en als de beelden vastgelegd worden een leuke herinnering. Laat wel weten dat de webcam er staat, niet iedereen wil live op internet.
• TV en radio, de lokale (en wellicht landelijke) omroepen willen altijd wel langskomen om verslag te leggen, zorg vooraf dat je weet wie geïnterviewd kan en wil worden, zorg eventueel voor een rustige ruimte.
• Kranten, de lokale (en wellicht landelijke) papieren pers is vaak wel bereid een verslag te komen maken, zorg ook hier voor een rustige plek voor interviews en bedenk van te voren wie daarvoor in aanmerking komt.
• Foto's, vraag iemand de hele dag vast te leggen, de foto's kun je via het internet achteraf beschikbaar stellen.
• Filmen, een film van de dag is natuurlijk helemaal geweldig, kijk of iemand dat op zich wil nemen en plaats de film achteraf op het internet.
• Party-verslag, dat kun je uitbesteden, maar zelf een verslag maken is ook goed te doen achteraf, een prima manier om te evalueren.

Sponsors zoeken

Ga op zoek naar sponsors, waar kun je mogelijke sponsors vinden:

• Richt je tot de fora en mailinglists en doe een oproep. Vaak vind je daar wel een anonieme donor.
• Richt je tot bedrijven die werken met/geld verdienen aan Linux en Open Source projecten.
• Bied bedrijven eventueel een stand aan tegen een zekere vergoeding.
• Kijk in de buurt rond naar bedrijven die je kunnen helpen en Ubuntu en Open Source een warm hart toedragen.
• Zoek op het internet en elders naar mensen en instanties die recentelijk iets geroepen hebben over Ubuntu en/of Open Source.

Sponsors geven geld, goederen en diensten veelal om zelf iets terug te krijgen, daar is niets mis mee, maar hou zelf de touwtjes in handen. Geef sponsors wel de ruimte voor vermelding op flyers, posters, advertenties etc. Zorg dat alle sponsors op je wiki vermeld worden, inclusief hun website en logo. Communiceer zorgvuldig met de sponsors, altijd snel en correct reageren op e-mail en andere communicatie.

Draaiboek maken

Maak een draaiboek. Dat moet je niet direct doen, pas in de week voor de party is het exact bekend wat er allemaal precies gebeuren gaat, dat is het moment om een draaiboek te maken. Het is een overzicht (tabel) waarin voor elk moment van de party (per 15 minuten) is aangegeven wat in welke ruimte plaatsvindt en wat daarvoor nodig is.

Bijvoorbeeld

Op deze manier maak je alle nodige acties en middelen inzichtelijk en kun je dingen aan anderen uitbesteden. En het geeft je rust v.w.b. het totaal overzicht en beheersbaarheid.

Totaalplanning

Uitgangspunt is een grote party waarvoor de organisatie een 19 weken van tevoren start. Per week staat een kruis als de corresponderende activiteit gaande is. Week nul is de week van de party, weken met een plusteken ervoor zijn na de party.

Wat het allemaal kost v.w.b. tijd is moeilijk te voorspellen, het is uiteraard erg afhankelijk van de grootte van de party en de hoeveelheid activiteiten die er zijn. De organisatie van de Gutsy Release Party van Oktober 2007 heeft bijna twee maanden (zeven weken) voorbereiding gevergd en per dag aan tijd ongeveer vier uur nodig gehad. Dat is 7x7x4=196 uur. Maar dat was zonder deze wiki en door één persoon uitgevoerd. Veel tijd gaat zitten in het werven van sponsors, het beantwoorden van e-mails, het vinden van sprekers, de promotie en verslaglegging, de communicatie dus. Het is daarom verstandig deze taken te verdelen over meerdere personen die goed samenwerken.

Financiën

Tijdens de gehele organisatie moet je alle relevante nota's en bonnen goed bewaren. Maak een rekenblad waar alle inkomsten en uitgaven in staan. Ook posten die direct gesponsord worden kun je opnemen, dat zijn geen kosten, maar voor een volgende keer of iemand anders kan het een goede indicatie zijn. Het kan verstandig zijn een donatiepot neer te zetten, zorg dat deze op een zichtbare en veilige plek staat. Maak achteraf een goed financieel verslag en stel dat ter beschikking aan belanghebbenden.

Voorbeeld van een financieel verslag

In en uit moeten onderaan bij totaal gelijk zijn.

Nazorg

Als de party achter de rug is heb je even tijd nodig om op adem te komen, maar dan is het tijd voor de laatste stap, de nazorg... Een bijzonder belangrijk punt want als je dit goed doet zal de volgende party eenvoudiger en beter te organiseren zijn. Je hebt dan ook laten zien dat Ubuntu een product is waar mensen mee bezig zijn die weten wat ze doen en die samen een geweldige dag kunnen hebben. Geniet natuurlijk wel een dag of drie van de vreugde als het allemaal achter de rug is.....

Klaarzetten en opruimen

Maak vanuit het draaiboek een overzicht van alles dat de dag voor de party en vlak voordat deze van start gaat verplaatst en klaargezet moet worden, zoek hiervoor voldoende en betrouwbare vrijwilligers. Kijk goed rond of alles voor iedereen duidelijk en goed bereikbaar is, maak eventueel bordjes die verwijzen naar de toiletten etc. Het opruimen verdient evenveel aandacht, samen de locatie netjes achterlaten is erg belangrijk.

Let op de volgende punten

• Bedank alle sprekers persoonlijk en uitvoerig schriftelijk; per brief of per e-mail.
• Ga op bezoek op de locatie om te kijken of alles netjes en goed is achtergelaten.
• Maak de financiële balans op.
• Maak een lijstje van verbeterpunten, verzamel deze via de media die je gebruikte voor de promotie.
• Bedank alle helpers voor wat ze hebben gedaan en informeer of ze dat later nogmaals zouden willen.
• Schrijf een uitgebreid verslag van hoe en wat je allemaal gedaan hebt.
• Verwerk je bevindingen in deze wiki, anderen leren ervan.
• Bedank alle sponsors voor hun bijdrage, persoonlijk en uitvoerig schriftelijk; per brief of per e-mail.
• Vraag jezelf af of het is wat je ervan verwacht had en of je het nogmaals zou willen doen.
• Communiceer je bevindingen naar de Ubuntu gemeenschap.

Succes met je Install Party.