• Vastliggende pagina
  • Info
  • Bijlages

Overzicht van de vergaderingen

Vergadering 10 juli 2011

Van 20.00 tot 21.30 in #ubuntu-nl-meeting op Freenode.

Agenda

Raadsdeel

Tijdens dit deel van de vergadering kunnen alleen gemeenschapsraadsleden praten.

agendapunt

beschrijving

ingebracht door

link

0

Mededelingen van de voorzitter.

Sense Hofstede

1

Actiepunten afvinken

Thomas de Graaff

2

Langslopen voorgang verschillende teams

Thomas de Graaff

http://wiki.ubuntu-nl.org/community/Meetings/ListMaandelijkseVoortgang

3

Hoe in de toekomst om te gaan met leden met langdurige afwezigheid, onbereikbaarheid van leden met een kerntaak binnen Ubuntu-NL?

Thomas de Graaff

4

Publieke onderdeel vergadering meer prioriteit geven?

Thomas de Graaff

5

Promotie vacatures BIT akkoord?

Thomas de Graaff

6

Bestuursleden stichting

Thomas de Graaff

7

Melding bij verwijdering posten en/of avatars

Gijsbert

8

Behoefte aan rust omtrent de server. Het overzetten en later tweaken van de server en load kost tijd. Laat het serverteam voldoende tijd en ruimte om dit zonder ruis af te ronden. Dus oproepen te upgraden naar nieuwe versies, gevoelens omtrent de snelheid van de server zijn niet zo relevant nog. Zoals eerder op het forum is gemeld: "meten is weten", dat kan het beheerteam heel goed. Ik stel een periode van drie weken rust voor omtrent de server, daarna kunnen bugs gemeld worden de bekende kanalen. Discussies op het forum in dit stadium leiden tot onrust. Voorwaarde is wel dat het beheerteam is een topic ons op de hoogte houdt van relevante informatie.

leoquant

9

Wie maakt nu off. deel uit van het beheerteam? Kan iedereen uit dit team rechten voor verschillende teams aanpassen/uitvoeren?

leoquant

10

Welke taken gaat het nieuwe webteam feitelijk doen? Met andere woorden wat deed double12 allemaal als webteam lid?

leoquant

Alleen gemeenschapsleden kunnen punten op de agenda zetten.

Toelichting agendapunten raadsdeel

agendapunt

toelichting

door

1

Iedere vergadering worden er actiepunten bijgehouden die een deadline krijgen. In dit punt worden actiepunten nagelopen om te kijken of deze uitgevoerd zijn. Is dat niet het geval, en is de deadline verlopen, dan wordt gekeken wat de reden is, en of er alsnog actie ondernomen dient te worden.

Thomas de Graaff

2

De verschillende teams houden een voortgangsrapportage bij. In dit punt worden de rapportages langsgelopen zodat de gemeenschapsraad op de hoogte blijft van de bezigheden van de verschillende teams.

Thomas de Graaff

3

Voorstel:
- Na een maand afwezigheid zonder overleg wordt er permanente vervanging gezocht.
- Is de afwezigheid in overleg, dan wordt bij afwezigheid tot 3 maanden tijdelijke vervanging gezocht, is iemand langer afwezig dan 3 maanden, dan wordt er permanente vervanging gezocht.

Thomas de Graaff

4

Het is belangrijk dat de gemeenschapsraad goed samenwerkt met de verschillende teams en de rest van de gemeenschap. In eerste instantie hebben we als gemeenschapsraad veel in het raadsdeel besproken. Dat is logisch, want het is makkelijker te managen als je met een kleinere groep overlegt. Nu we als raad wat steviger in onze schoenen staan is het misschien zaak om de andere teams en gemeenschap meer te betrekken.

Voorstel:
- Als uitgangspunt alle onderwerpen waarbij in de uitvoering samenwerking van belang is, op de publieke agenda plaatsen.
- Actief teams op welke de onderwerpen van betrekking zijn uitnodigen om de meetings bij te wonen.

Thomas de Graaff

5

Formeel aftikken:
Voor BIT is het als tegenprestatie voor de aangeboden hosting sponsoring interessant als de openstaande vacatures van BIT onder de aandacht komen van de Linux of netwerk experts onder de ubuntu-nl bezoekers.

Ubuntu-NL biedt BIT wel graag de mogelijkheid om op de website (http://www.ubuntu-nl.org/) een banner te plaatsen die BIT zelf host zodat BIT deze zelf kan aanpassen aan actuele vacatures. Deze banner verwijst dan naar de site van BIT waarbij BIT deze zelf intern weer kan doorverwijzen naar een gewenste (vacature) pagina. Deze banner zal groot genoeg zijn zodat er een logo plus een korte tekst op kan, de exacte maat is nog niet bekend. De banner zal vergelijkbaar geplaatst worden als de banners van booking.com en xs4all nu, en samen met een banner van de HCC.

Naast deze grotere banner alleen op de website biedt Ubuntu-NL BIT een logovermelding aan onder aan alle pagina 's die worden gehost vergelijkbaar met zoals de logovermelding van xs4all nu onder aan de pagina's. Ook dit statische logo wordt dan weer gelinked naar de website (vacature pagina) van BIT. Net als op de hoofdpagina zal er ook een logo van de HCC komen.

Thomas de Graaff

6

Kandidaten:

Rob Snelders (ervaring als bestuurder studentenstichting, voorbereiding oprichting)
- Ton Hafkamp (promotieteam)
- Alex de Haan (Stichting Softwareconsulent)
- Thomas de Graaff (promotieteam)

Thomas de Graaff

7

Ik hoor van diverse mensen dat er zomaar posten of/en avatars verwijderd zijn zonder berichtgeving. Of iets terecht of terecht verwijderd word, is niet zozeer het probleem, maar wel dat er geen berichtje wordt gestuurd. Ik zou graag van het forumteam weten of deze klacht gegrond is of niet. En van de andere raadsleden of zij ook dit soort klachten vernemen.Dit betreft niet het splitsen van topics i.v.m. de server snelheid.

Gijsbert

9

Graag meerdere personen die via de server rechten kunnen geven aan teamleden. One man's posities lijkt mij ongewenst binnen een organisatie.

leoquant

Publiek deel

Dit is het openbare deel van de vergadering. Iedereen kan meepraten, maar de alleen de gemeenschapsraadsleden stemmen.

agendapunt

beschrijving

ingebracht door

link

1

Ubuntu Global Jam

Rachid

Iedereen kan een punt aan de agenda toevoegen, maar het moet gesteund worden door een gemeenschapsraadslid.

Toelichting agendapunten Publiek deel

agendapunt

toelichting

Ingebracht door:

Gesteund door:

1

De komende Global Jam is in het weekend van vrijdag 2 september. Laten we rustig plannen maken en kijken wie, waar, wat wilt organiseren. Zelf wilde ik eerst in omgeving Nijmegen iets regelen, alleen ben ik erachter gekomen dat dit weekend mij ZEER slecht uitkomt.

Rachid

2

Notulen

Aanwezige raadsleden: Johan van Dijk, Gijsbert, leoquant, Thomas de Graaff

Afwezige raadsleden: Sense Hofstede, Ronnie v.d. Crommenacker, Keimpe de Jong

Raadsdeel

  1. Actiepunten afvinken
    • Afronden discussie op mailinglijst over weergave algemene verschillen tussen LTS en normale uitgave op site zodat gebruikers een goede keuze kunnen maken is niet gebeurt. Actiepunt is vooruitgeschoven naar de volgende vergadering.
    • Vragen bij Cannonical of ze bezwaren hebben tegen het gebruik van de naam "Stichting ondersteuning Ubuntu­-NL” is niet gebeurt, vooruitgeschoven naar de volgende vergadering
    • Inventariseren afwezigheid tijdens de vakantie is niet gebeurt, niet alle meldingen aan/afwezigheid binnen. Doorgeschoven naar volgende meeting.
    • Ronnie neemt contact op internationaal om als backup-LoCo geregistreerd te worden zodat hij de LoCo taken voorlopig kan uitvoeren. Is niet voldoende gebeurt, Ronnie kan op dit moment niet de taken van de LoCo uitvoeren. Punt is doorgeschoven, en dient zo snel mogelijk uitgevoerd te worden. De raad verzoekt de internationale gemeenschap om Ronnie voorlopig alle bevoegdheden van LoCo vertegenwoordiger te geven.

    • Regelen nieuwe LoCo reapproval datum. Is niet gebeurd, doorgeschoven.

    • Teams benaderen ivm. bijhouden voorgangsverslagen, overleg hierover. Lijst maken met verantwoordelijke teamleden hiervoor zodat deze voor de gemeenschapsraad te benaderen zijn. Is niet afgerond, doorgeschoven naar de volgende vergadering.
    • Alle raadsleden brengen Gijsbert op de hoogte van hun aan- dan wel afwezigheid gedurende vakantie. Alleen Thomas heeft aan/afwezigheid doorgegeven.
    • Na de vakantie een meeting plannen voor overleg gemeenschapsraad en beheerteam. Niet gebeurt, wordt zo snel mogelijk gedaan.
  2. Langslopen voorgang verschillende teams
    • Gedaan, meerdere teams bleken niet hun voortgangsverslag gemaakt te hebben. Leoquant gaat hier verder achter aan, zie actiepunt. Verder heeft het forumteam een duidelijk verslag, wat prettig is om op de hoogte te blijven als gemeenschapsraad.
  3. Het volgende is besloten met betrekking tot de omgang met afwezigheid van leden met kerntaken binnen Ubuntu-NL:
    • Na een maand afwezigheid zonder overleg wordt er permanente vervanging gezocht.
    • Is de afwezigheid in overleg, dan wordt bij afwezigheid tot 3 maanden tijdelijke vervanging gezocht, is iemand langer afwezig dan 3 maanden, dan wordt er in principe, en in overleg met degene die afwezig zal zijn, permanente vervanging gezocht.
    • Thomas gaat dit opnemen in het organisatiedocument.
    • Er is besloten dat de gemeenschapsraad een verzoek neerlegt bij de internationale community om voorlopig Ronnie alle bevoegdheden van LoCo vertegenwoordiger voor Ubuntu-NL te geven.

  4. Er is besloten ivm. betrekken teams bij algemene meeting:
    • Als uitgangspunt alle onderwerpen waarbij in de uitvoering samenwerking van belang is, op de publieke agenda plaatsen.
    • Actief teams op welke de onderwerpen van betrekking zijn uitnodigen om de meetings bij te wonen.
    • Gijsbert gaat uitvoering geven aan dit voorstel, en de agenda langslopen, topics op het publieke deel zetten, en teams uitnodigen als de onderwerpen daar om vragen.
  5. Punt is officieel afgetikt.
  6. Kandidaten bestuursleden (Rob Snelders, Alex de Haan, Ton Hafkamp, Thomas de Graaff) aanvaard.
  7. Gijsbert gaat nader informeren naar klachten, en neemt contact op met het forum team indien nodig om deze verder te bespreken. De volgende vergadering wordt hier op teruggekomen.
  8. De gemeenschapsraad heeft gestemd voor het voorstel om het beheerteam rust te geven. Dit kan door het duidelijk maken dat bugs op launchpad gemeld moeten worden, en discussies op het forum in te tomen met hulp van het forum team. Leoquant neemt contact op met het forumteam hierover.
  9. Het beheerteam werkt aan een taakverdeling zodanig dat er voor alle taken meerdere mensen zijn die deze kunnen uitvoeren.

Wat verder nog ter tafel kwam:

  1. Om het bijhouden van voortgangsverslagen te stimuleren gaat Leoquant voor de maandelijkse meetings de verantwoordelijken in de teams een bericht sturen. De gemeenschapsraad kijkt de voortgangsverslagen maandelijks na, en grijpt in zodra er zaken ontbreken.
  2. De vergaderingen van de gemeenschapsraad duren te lang. Er is besloten dat ieder vergaderpunt in de toekomst in de mailinglijst voorbesproken moet zijn, anders wordt het van de agenda geschrapt. Ook alleen nog maar besluit punten, en controlepunten waar dingen afgevinkt moeten worden, al het overige bespreken dient op de mailinglijst te gebeuren. Thomas gaat de topics op de agenda vooraf screenen, en zo nodig verwijderen.

Publieke deel

  1. RawChid doet een oproep op het forum om de Global Jam te promoten. Thomas neemt contact op met de hackersclub in Nijmegen om te kijken of daar iets mogelijk is.

  2. Alvorens de forumsoftware opgewaardeerd kan worden naar een nieuwe versie dient het forumthema af te zijn. Er is behoefte aan een groep mensen die het ontwerpen van het nieuwe thema oppakken.

Log

Log van de vergadering

Actielijst

Actielijst


CategoryRaadsvergaderingen CategoryVergaderingen

community/Gemeenschapsraad/Vergadering20110710 (laatst bewerkt op 2011-07-10 22:22:02 door ThomasDeGraaff)